4 cấp độ trong ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower hay Ma trận khẩn cấp là một công cụ ra quyết định đơn giản giúp bạn phân biệt giữa nhiệm vụ quan trọng, không quan trọng, khẩn cấp và không khẩn cấp. Nó chia các nhiệm vụ thành 4 hộp ưu tiên cho biết những nhiệm vụ bạn nên tập trung vào trước và những nhiệm vụ bạn nên ủy quyền hoặc loại bỏ.

1. Cấp độ 1: Khẩn cấp và quan trọng

Góc phần tư thứ nhất là khẩn cấp và quan trọng, yêu cầu “giải quyết ngay”. Đây là ô đặt bất kỳ nhiệm vụ nào vừa khẩn cấp vừa quan trọng, thường chiếm 15-20% quỹ thời gian. Khi có một nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm phải thực hiện ngay, ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn và có hậu quả rõ ràng thì đặt nó vào góc phần tư này.

2. Cấp độ 2: Quan trọng nhưng không khẩn cấp

Góc phần tư thứ hai trong ma trận Eisenhower là “sắp xếp lịch trình”. Nơi đặt bất kỳ nhiệm vụ nào không khẩn cấp nhưng vẫn quan trọng. Bởi vì những nhiệm vụ này ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn nhưng không cần phải thực hiện ngay nên có thể lên lịch cho những nhiệm vụ này sau, chiếm khoảng 60-65% quỹ thời gian.

3. Cấp độ 3: Khẩn cấp nhưng không quan trọng

Những việc này không có gì quan trọng nhưng chúng lại đột ngột xuất hiện khiến bạn khó có thể kiểm soát. Hãy tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt. Nếu không, hãy ủy thác cho cấp dưới hoặc học cách từ chối và kết thúc một cách lịch sự.

4. Cấp độ 4: Không quan trọng và không khẩn cấp

Những nhiệm vụ còn sót lại thường không khẩn cấp hoặc quan trọng. Đôi khi, chúng sẽ cản trở việc hoàn thành mục tiêu của bạn. Đặt những mục còn lại này vào danh sách việc cần làm ở góc phần tư thứ tư - “xóa bỏ” hoặc chỉ nên dành 5% quỹ thời gian.

Nhiệm vụ trong góc phần tư này của ma trận Eisenhower không cần thiết và không đóng góp cho các mục tiêu hay lợi ích lâu dài. Nên thực hiện các hoạt động này kéo dài hoặc loại bỏ chúng hoàn toàn và tạo thành nhóm có mức độ ưu tiên thấp nhất.

Với ma trận Eisenhower, bạn sẽ biết cách đánh giá lại những nhiệm vụ ưu tiên của mình để phục vụ công việc và cuộc sống. Eisenhower là một phương pháp quản lý thời gian phù hợp với những người có mục tiêu nhưng không đạt được vì không có đủ thời gian.